מנהל.ת לשכה למבנה הנהלה בקיבוץ יד מרדכי אחראי.ת למתן שירותי אדמיניסטרציה מגוונים, לרבות ניהול 4 יומנים, קביעת פגישות ותיאום עבור ממלאי התפקידים הניהוליים, קבלת פני הבאים וסיוע ישיר למנהל הקהילה ולמנהל העסקים. התפקיד כולל אחריות על הכנת חומרים, סיכום פגישות, ניהול פרויקטים ואחריות על תחזוקה וציוד המבנה.
תחומי אחריות עיקריים:
1.קבלת פני הבאים למבנה ההנהלה:
- מתן שירות קבלת פנים נעים ומקצועי לאורחים, מבקרים וחברים.
- הכוונה וסיוע לאורחים במבנה.
- ניהול יומן ביקורים וקביעת פגישות עבור מנהל הקהילה ומנהל העסקים.
2.סיוע למנהל הקהילה ומנהל העסקים:
- תמיכה ישירה במילוי משימות ניהוליות ותיאום פעילויות.
- הכנת חומרי רקע לפגישות וכתיבת סיכומי פגישות.
- ניהול תקשורת פנימית וחיצונית בשם המנהלים.
- יוזמה וקידום פרויקטים בהנחיית המנהלים.
3.ניהול משרד ואדמיניסטרציה:
ניהול יומנים אישיים: אחזקה ועדכון יומנים עבור בעלי תפקידים עיקריים. כולל קביעת פגישות אישיות, עדכון מועדים, שליחת תזכורות ומעקב אחר לוחות זמנים.
- ניהול לוח זמנים עם משתתפים רבים: תיאום פגישות קבוצתיות, כולל יצירת קשר עם משתתפים, בדיקת זמינות, תיאום חדרי ישיבות, שליחת זימונים ואישור השתתפות.
- הדפסה, עריכה והפצה של פרוטוקולים.
- טיפול במענה טלפוני לפניות הציבור והפנייתן לגורמים הרלוונטיים.
- שליחת חומר לקראת ישיבות ואחריות על תיעוד ושמירה של מסמכים.
- כתובת לפניות חברי הקיבוץ ומתן מענה לשאלות ופניות.
- ניהול מערכת הקלפי וההצבעות, כולל ארגון ותיאום הצבעות ואסיפות.
- דיוור ישיר לחברים דרך מערכת ההודעות המקומית.
4.ניהול ותיאום פרויקטים:
יוזמה וקידום פרויקטים בשיתוף פעולה עם ממלאי תפקידים שונים.
- מעקב אחרי ביצוע משימות והגשת דוחות סטטוס למנהלים.
5.אחזקה ותפעול מבנה ההנהלה:
אחריות על קניות ותחזוקת ציוד משרדי.
- קשר עם ספקי שירותים, כולל תיקונים, תחזוקה וניקיון המבנה.
- אחריות על תחזוקת חדרי הישיבות ותיאום השימוש בהם.
- הזמנת ציוד ותיאום כיבוד לאירועים וישיבות.
