לוח המשרות

מנהל.ת לשכה למבנה הנהלה בקיבוץ יד מרדכי אחראי.ת למתן שירותי אדמיניסטרציה מגוונים, לרבות ניהול 4 יומנים, קביעת פגישות ותיאום עבור ממלאי התפקידים הניהוליים, קבלת פני הבאים וסיוע ישיר למנהל הקהילה ולמנהל העסקים. התפקיד כולל אחריות על הכנת חומרים, סיכום פגישות, ניהול פרויקטים ואחריות על תחזוקה וציוד המבנה.

תחומי אחריות עיקריים:

1.קבלת פני הבאים למבנה ההנהלה:

• מתן שירות קבלת פנים נעים ומקצועי לאורחים, מבקרים וחברים.
• הכוונה וסיוע לאורחים במבנה.
• ניהול יומן ביקורים וקביעת פגישות עבור מנהל הקהילה ומנהל העסקים.

2.​סיוע למנהל הקהילה ומנהל העסקים:

• תמיכה ישירה במילוי משימות ניהוליות ותיאום פעילויות.
• הכנת חומרי רקע לפגישות וכתיבת סיכומי פגישות.
• ניהול תקשורת פנימית וחיצונית בשם המנהלים.
• יוזמה וקידום פרויקטים בהנחיית המנהלים.

3.ניהול משרד ואדמיניסטרציה:

ניהול יומנים אישיים: אחזקה ועדכון יומנים עבור בעלי תפקידים עיקריים. כולל קביעת פגישות אישיות, עדכון מועדים, שליחת תזכורות ומעקב אחר לוחות זמנים.

• ניהול לוח זמנים עם משתתפים רבים: תיאום פגישות קבוצתיות, כולל יצירת קשר עם משתתפים, בדיקת זמינות, תיאום חדרי ישיבות, שליחת זימונים ואישור השתתפות.
• הדפסה, עריכה והפצה של פרוטוקולים.
• טיפול במענה טלפוני לפניות הציבור והפנייתן לגורמים הרלוונטיים.
• שליחת חומר לקראת ישיבות ואחריות על תיעוד ושמירה של מסמכים.
• כתובת לפניות חברי הקיבוץ ומתן מענה לשאלות ופניות.
• ניהול מערכת הקלפי וההצבעות, כולל ארגון ותיאום הצבעות ואסיפות.
• דיוור ישיר לחברים דרך מערכת ההודעות המקומית.

4.ניהול ותיאום פרויקטים:

יוזמה וקידום פרויקטים בשיתוף פעולה עם ממלאי תפקידים שונים.

• מעקב אחרי ביצוע משימות והגשת דוחות סטטוס למנהלים.

5.אחזקה ותפעול מבנה ההנהלה:

אחריות על קניות ותחזוקת ציוד משרדי.

• קשר עם ספקי שירותים, כולל תיקונים, תחזוקה וניקיון המבנה.
• אחריות על תחזוקת חדרי הישיבות ותיאום השימוש בהם.
• הזמנת ציוד ותיאום כיבוד לאירועים וישיבות.

• אחריות לניהול פעילות השיקום הפיזי בקיבוץ, ניהול ותכלול כוח חלוץ.
• הגורם המקשר בין החברה המנהלת לחברים בהיבטי תקציב ותוכניות שיקום
• הגורם המקשר בין הקיבוץ למנהלת תקומה בנושאי שיקום כיסופים
• כתובת לפניות חברים בתחום שיקום כיסופים
• אישור חשבוניות ותשלומים לחברה המנהלת (אחרי מנהל הפרויקט)
• חברה בוועדת תכנון יישובית
• איש/אשת קשר מול בעלי תפקידים בקיבוץ וגורמי חוץ רלוונטיים (מועצה, וכיו"ב)
• טיפול בסוגיות מקרקעין מול גורמי שלטון
• מיקום המשרה: כיסופים

תכנון יומי ושבועי של הייצור
- פתרון בעיות תכנון בזמן אמת
- ניתוח עומסי קווים והתאמת משאבים
- תיאום עם מחלקות שיווק, מכירות ופיתוח
- עבודה עם מערכות ERP ו-Excel

אחריות, תחזוקה ותפעול תקין של מתקן השפכים ותקינות המדדים.
ביצוע תוכניות עבודה כנדרש כגון אחזקה מונעת, סיורי בוקר ותיעוד הממצאים.
ביצוע בדיקות שנתיות עפ"י חוק, בדיקות מים למי המת"ש ומגדלי הקירור
פינוי שפכים ותיעוד הפעילות, פינוי בורות שומן בהתאם ללוחות זמנים ועל פי תוכנית
הכנת כלל ניקוזי המפעל לקראת החורף
עמידה בלוחות זמנים על פי דרישות חוק
הפעלת קבלנים וקביעת סטנדרטים לרמות ביצוע ותהליכי שיפור 

מזכירת מחלקת משאבי אנוש אחראית על ניהול המערך המנהלתי של המחלקה, תוך מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לצוות משאבי האנוש ושמירה על תפקוד תקין ויעיל של האגף.

תחומי אחריות:

ניהול יומן המחלקה
•ניהול יומן מנהל.ת המחלקה
•קביעת מופעים מחלקתיים

אדמיניסטרציה של תהליכי משאבי אנוש
•סיוע בתהליכי גיוס (תיאום ראיונות, זימון מועמדים לראיונות, מעקב אחר מועמדים, שליחת תשובות למועמדים ועדכון סטטוס במערכת הגיוס הממוחשבת)
•טיוב נתונים שנתיים של אנשי סגל

אחריות על הארכיון הדיגיטלי של המחלקה
•תיוקים
•סריקת מסמכים
•העברת מסמכים לארכיון
•שליפת מסמכים ואחזור מהארכיון
•מעקב אחר אינדקס ארכיביון

ניהול משרד ופעילות המחלקה
•הנפקת כרטיסי עובדים
•אחריות על הזמנת ציוד משרדי
•סיוע בפעילויות רווחה
•מענה לשיחות טלפון ופניות פרונטליות וממוחשבות בכל ערוצי התקשורת עם המח'
•ניהול קופה קטנה של המח'
•סיוע במטלות שונות לבעלי תפקידים במחלקה בהתאם לצורך ועפ"י החלטת הממונה

הגדרת תפקיד
ריכוז נושא תחום שפ"ח
• סיוע בניהול משרד השפ"ח, בשיתוף מזכירה נוספת, כולל תיאום פגישות למנהלת השפ"ח, הקלדות, טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני) מענה טלפוני לפניות, מתן מענה שוטף לפסיכולוגים בשירות, קבלת קהל.
• חלוקה באחריות על וועדות החינוך המיוחד- תיאום וארגון לוחות הזמנים, שיח עם הורים וחברי וועדה, הדפסת פרוטוקולים וכד'.
• קשר בין השירות הפסיכולוגי לשאר אגפי המועצה לפי הצורך
• ניהול קו הפניה טלפוני בחירום המקשר בין הפונים לפסיכולוגים בשפח.
ריכוז נושא שירות פסיכולוגי משלים
• רישום וניהול פניות למענים טיפוליים פרטניים ו/או קבוצתיים, מענים אבחוניים ופסיכיאטריים.
• מעקב אחר תשלומים ופתיחת ספקים
העבודה המבוקשת היא כחלק מצוות של שתי מזכירות וכעשרה פסיכולוגים חינוכיים ופסיכיאטרית.

• ניהול ישיר של צוות העובדים. • אחריות על ניהול תהליך האחזקה של המפעל. • תיאום הכשרות מקצועיות לצוות, ביצוע חניכה והדרכות מקצועיות לעובדים. • אחריות על דרישות רכש ועבודה מול ספקים :ספקי המפעל ועבודה בממשק עם מנהל הרכש של החברה. • השתתפות בהכנת מפרטים למכרזים והסכמים מול ספקים. • פיקוח, ליווי והפעלת קבלנים לביצוע עבודות באתר. • אחריות על תפעול הציוד באתר לרבות: משאבות, חמצניות, מגופים, גנרטורים. • אחזקת התשתיות באתר-חשמל, מערך הניקוזים, מערכת הביו גז, מבנים, אינסטלציה, דרכים וכבישים. • ניהול מלאי חלפים במערכת ERP , ניהול רמות מלאי לפי מפתח שיקבע. • ביצוע סיורים לאיתור תקלום וכשלים. • מעקב אחר תקינות מערך כיבוי האש במפעל. • בניית תכנית עבודה ואחזקה שנתית, (מונעת וטיפול בתקלות שבר). • כתיבה ועדכון נהלים בתחום האחזקה והתפעול, דיווח ותיעוד תקלות לצורך למידה. • עבודה עם מערכת priority. • מעקב אחר נהלי בטיחות העובדים בשגרה ובזמן תקלות.

1 סיוע למנהל/ת בית הספר בתיאום וסנכרון קשרי עבודה עם תחומי הבריאות, הרווחה והחינוך הבלתי פורמלי, לצורך ראיית הילד השלם ולטובת מתן מענים מיטביים לבאי קהילת בית הספר. .2 תאום ציפיות, שיבוץ, הפעלה, הדרכה וסיוע לצוות המקצועי, בכל הנדרש לביצוע התוכניות וכן, מעקב ובקרה אחר ביצוען בתאום עם מנהל/ת ביה"ס. .3 אחריות על התשתיות הפיזיות, כגון- סביבות למידה, בהם יתקיימו הפעילויות/ התוכניות. .4 ריכוז, איסוף ותיעוד הנתונים המתקבלים מגורמים רלוונטיים שונים וניתוחם באופן עקבי במהלך השנה במערכות הממוחשבות. שליפת נתונים כללים או פרטניים עפ"י הצורך, עריכת תחזיות ועריכת דו"חות בקרה, בתאום עם מנהל/ ת בית הספר. .5 ביצוע מכלול הפעולות הקשורות להנעה ותיאום פעולות הבקרה והמעקב בין מנהל /ת בית הספר לרשות המקומית ולמנהל האגף הבכיר במנהלת תקומה. .6 סיוע בניהול התקציב בהתאם להנחיות מנהל/ת בית הספר. .7 כל נושא אחר בתחומי העיסוק, אשר המעסיק יחליט שהינו בתחום אחריות המשרה.

סיוע לפעילות הכיתתית תוך מילוי משימות ארגוניות ופדגוגיות בחינוך מיוחד בכפוף לתוכנית העבודה של הכיתה ולתוכנית לימודית אישית המותאמת ליכולתו של כל ילד/תלמיד ולמגבלותיו וכן בכפוף למדיניות משרד החינוך והנחיותיו.

1 מתן סיוע פרטני לתלמידים: .1.1 הגשת סיוע פרטני בהקניית מיומנויות ובתרגולן, על פי הנחיית הצוות החינוכי, הצוות הפארא-רפואי והנהלת בית הספר. .1.2 ליווי התלמיד לטיפולים מקצועיים שונים בבית הספר ומחוץ לכותלי בית הספר, במסגרת שעות הלימודים. .1.3 סיוע למטפלים ולמורים המקצועיים במהלך הטיפול בתלמיד, על פי הנחיותיהם.

2. מתן סיוע פיזי ודאגה על שמירת ניקיונם של התלמידים : .2.1 דאגה לניקיונם של התלמידים, ניקיון הסביבה ורווחת התלמידים. .2.2 סיוע במקרה של קושי בניידות והגשת עזרה בהיבטים סיעודיים. .2.3 השגחה על התלמידים בעת פעילות בחצר ובכיתה ובפעילויות המתקיימות מחוץ לכותלי בית הספר, על פי הנחיות הנהלת בית הספר.

3. סיוע ארגוני לצוות הפדגוגי: .3.1 הכנת עזרי לימוד וציוד עזר לתלמיד ולכיתה, בתיאום מוקדם עם הצוות הפדגוגי ובאחריותו. 3.2 קבלת הדרכה והנחייה ממדריכי החנ"מ והמחנך. .3.3 ארגון הכיתה לאחר יום לימודים. .3.4 סיוע בפעילויות לטיפוח הקשרים החברתיים בין תלמידי הכיתה בתיאום עם הצוות המקצועי. .3.5 השתתפות ומתן סיוע לתלמידים באירועים מיוחדים מעבר לשעות הלימודים. .3.6 השתתפות בישיבות צוות ועדכון הצוות הדידקטי על אירועים חריגים.

4. כל נושא אחר אשר המעסיק יחליט שהינו בתחום אחריות המשרה.

למחלקת השכר שלנו דרוש.ה חשב.ת שכר עם תעודת חשב.ת שכר בכיר.ה וזו ההזדמנות שלך להיכנס לארגון גדול ולצבור ניסיון משמעותי בתחום. אם הנך בעל.ת יכולת עבודה עם מערכות ממוחשבות ובעל.ת דגש על דיוק וארגון, אם את.ה מחפש.ת אתגרים חדשים, עבודה בצוות ולמידה משמעותית בתחום – מקומך איתנו! תיאור התפקיד: • טיפול בשכר בהתאם להסכמים קיבוציים ולהוראות החוק • טיפול בתשלומים שוטפים של אוכלוסיות בהסכמים שונים • אחריות על עיבוד, מעקב ובקרה על תשלומי השכר • טיפול בטפסי קליטת עובד וסיום העסקה (101, תיאומי מס, תיאומי ביטוח לאומי, 161 וכו') • מתן מענה מקצועי לעובדים בנושאי שכר • ביצוע תפקידים נוספים בהתאם לצורך