לתפקיד מזכיר/ה ראשי/ת בבית הספר היסודי "שדות" במועצה האזורית שער הנגב

תפעול מערך הכספים של בית הספר וביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת בית הספר ובהתאם להנחיית מנהל/ת בית הספר ומנהל אגף החינוך. 

1 תפעול חשבונות בית הספר:
• קבלת הצעות מחיר לצורך רכישת ציוד ושירותים לבית הספר 
• ריכוז הזמנות מספקים
• ביצוע התקשרות מול ספקים וחתימה על חשבוניות 
• ייעוץ למנהל /ת בית הספר בתכנון התקציב לשנה הבאה 
• ריכוז בקשות לוועדת הנחות בבית הספר ותיעוד דיוני הוועדה 
• תשלום חשבונות בית הספר מחשבון ביה"ס או חשבון הורים
.2 גביית כספים:
• גבייה ורישום תשלומי הורים
• גבייה ווידוא קבלת תשלומים מלקוחות חיצוניים, הפועלים בשטח בית הספר או מקבלים שירות ממנו 
• הפקת קבלות ואישורי תשלומים
.3 בקרה ודיווח על הנתונים הכספיים של בית הספר: 
• בקרת חשבונות בית הספר במערכת הגפ"ן.
• הנפקת דוחות בקרה תקופתיים למנהל/ת בית הספר ולרשות המקומית 
• מילוי דוחות הנוגעים לתחום הכספים, על פי דרישת מנהל/ת בית הספר 
• הפקת דו"ח שנתי להורי התלמידים אודות הכנסות והוצאות בית הספר בשנה 
הקודמת וצפי עתידי 
.4 ביצוע עבודת רכש ואספקה
• קבלת הצעות מחיר לצורך רכישת ציוד ושירותים לבית הספר. 
• ריכוז הזמנות מספקים.
• ביצוע התקשרות מול ספקים וחתימה על חשבוניות. 
• הצעות מחיר והתקשרות מול ספקים יתבצע בכפוף להנחיות מנהלת הרכש מטעם 
המועצה. 
.5 ניהול תיקי עובדי בית הספר 
• עדכון מצבת המורים בתוך מערכת בית הספר 
• דיווח שעות נוכחות והיעדרויות של עובדי בית הספר למנהל/ת בית הספר 
• עדכן תנאי העסקה ושכר במערכת בית הספר 
• עדכון והקלדת דיווחי שכר שוטפים לעובדי ההוראה במערכת מדב"ס/אופקית 
ועדכון שיבוצי עובדי הוראה וזכאויות בסביבת מערת משכית בהתאם להנחיות 
מנהלת בית הספר. 
.6 מזכירות ואדמיניסטרציה: 
• השתתפות באירועים בית ספריים 
• ניהול מסמכים ודואר בית הספר 
• ניהול תיקי עובדי בית הספר 
• וידוא השלמת צוות הוראה בכיתות בעת היעדרות מורים ושליטה בתוכנת ניהול 
מילוי מקום 
• דיווח מצבת עובדים/מורים בביה"ס למועצה ולמשרד החינוך 
• עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר במערכת ניהול בתי ספר 
• רישום תלמידים 
• הכנת תעודות לתלמידי בתי הספר 
• מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר 
• ביצוע פעולות מנהלתיות בנוגע לעזרה ראשונה הניתנת בבית הספר 
.7 עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר ב"מנב"סנט": 
• מילוי נתונים ועדכון שינויים במערכת השעות 
• הכנסת שיבוצים של הצוות החינוכי בתוך המערכת ועדכון שינויים בהנחיית 
מנהל/ת בית הספר 
• ביצוע מעקב אחר ניצול מכסת שעות מילוי מקום, שעות שהייה שעות פרטניות של 
המורים ודיווח למנהל/ת בית הספר על חריגות.
8 רישום תלמידים: 
• הקלדה ועדכון פרטי התלמידים החדשים במערכת הממוחשבת
• שיבוץ תלמידים לכיתות 
• סיוע להורים בהגשת בקשות שיבוץ 
• קליטת בקשות לשינוי רישום ועדכונם במערכת 
.9 הכנת תעודות בית הספר:
• מעקב ובקרה אחר הכנת התעודות מול בית הדפוס 
• פילוח רשימת התלמידים לקבוצות לימוד ומורות 
• הקלדת הנתונים לתעודות והבאתן לאישור וחתימת מנהל/ת בית הספר 
.10 ניהול מסמכים ודואר בית הספר: 
• הקלדת מסמכים והפצתם 
• צילום, שכפול, כריכה של מסמכים 
• הנפקת מסמכים ואישורים דוגמת אישורי למידה, רשימת תלמידים וכד'... 
• קליטה ומיון של דואר רגיל ואלקטרוני 
• הכנה ומשלוח דואר עבור בית הספר 
.11 אחריות על השאלת ספרי לימוד וקריאה בבית הספר:
• ניהול, ארגון והפעלה של ספריית בית הספר לציבור התלמידים 
• אחריות על פרויקט השאלת ספרי לימוד 
.12 מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר לרבות מתן מענה לטלפונים ופניות 
תלמידים, הורים, צוות חינוכי, לקוחות או גורמים אחרים.
.13 טיפול בהסעות בית הספר ומתן מענה לפניות בנושא 
.14 ניהול הפעילות של מנהלת בית הספר:
• מיון וניתוב הפניות המגיעות למנהל/ת בית הספר 
• תיאום פגישות למנהל/ת בית הספר והצוות החינוכי, עפ"י דרישה. 
• השתתפות בפעילויות קהילתיות של בית הספר וסיוע להפעלתן. 
• השתתפות באירועי בית הספר הנערכים מחוץ לשעות הפעילות בהתאם להנחיות 
מנהל/ת בית הספר. 
.15 תפעול פרויקטים מנהלתיים ייחודיים )כגון מפעל הזנה(, לרבות תיאום מול 
הספקים והזמנות רכש. 
.16 ביצוע הפעולות המנהלתיות בנוגע לעזרה ראשונה בבית הספר:
• הזמנת עזרה ראשונה במקרה פציעה.
• קבלת ומסירת אישורים וטפסי שחרור הנוגעים לטיפול רפואי של תלמידי בית הספר. • ריכוז ווידוא קיום מסמכי ביטוח בריאות של התלמידים
 .17 כל נושא אחר בתחומי העיסוק אשר המעסיק יחליט שהינו בתחום אחריות המשרה.